Por: Pablo Roberto de Assis

1 INTRODUÇÃO

Sabe-se que no mundo corporativo a informação é um dos itens mais valiosos. O poder da informação é algo inquestionável. Numa primeira estância toda organização utiliza a combinação de várias informações para definir, por exemplo, área de atuação, características de produto, quantidade a ser produzida, metas a serem atingidas e público-alvo. As informações a respeito do segmento de negócio da organização são ferramentas indispensáveis para um real posicionamento no mercado, além de diagnosticar como andam as vendas, como se encontra o caixa, qual é a carga tributária, quais os custos fixos e variáveis, quais os gastos que podem ser reduzidos ou até eliminados, e a partir destes dados tomar as decisões necessárias para a contínua melhoria dos processos.


Neste momento a informação contábil aparece como a mais confiável das fontes de informação organizacional. O sistema contábil abrange o processo de registro dos eventos econômicos com a principal finalidade de organizar, resumir informações que possam ser consultadas a qualquer tempo e que forneçam o perfil econômico em um determinado período ao longo do ciclo de vida do negócio (SALAZAR, 2004). Esta maior confiabilidade se dá pelo fato dos registros contábeis originam-se de documentos, em sua maioria, fiscais. É atribuído a este fato, a instantânea ligação que o público leigo faz entre contabilidade e cálculo de tributos. Sabe-se que a parte fiscal é apenas uma parcela da imensa contribuição da contabilidade à gestão organizacional.

A utilização correta deste instrumento, a contabilidade, permite apoiar as decisões de planejamento, organização, coordenação e controle, além da ação corretiva, dentro de uma organização, o que permite uma maior competitividade. Quanto mais os administradores souberem sobre contabilidade, mais estarão capacitados para tomar decisões de planejamento e controle dentro de uma organização (SALAZAR, 2004).

Com este estudo deseja-se demonstrar a importância da contabilidade para o processo de gestão e a estreita relação entre as informações contábeis e as principais funções operacionais administrativas.


 2 OBJETIVO
 Este artigo tem como objetivo demonstrar através de referencial bibliográfico e exemplificação, a importância da utilização das demonstrações contábeis, como fonte de informações indispensáveis às funções administrativas.


 3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO

 3.1 Teoria Geral de Sistemas

 A utilização das informações contábeis por todos os departamentos reforça o pensamento da organização como um sistema, oriundo de subsistemas menores e parte integrante de um macro sistema, formando assim uma cadeia de interdependência entre os setores. Esta visão sistêmica é uma tendência universal, visto que cada indivíduo faz parte de uma cadeia de processos.

A Teoria de Sistemas da Administração é uma decorrência do desenvolvimento de Teoria Geral de Sistemas do biólogo Bertalanffy (1976), que iniciou um movimento intelectual visando uma ciência unificada. Segundo ele, seria possível construir modelos que tivessem aplicação em muitas áreas de estudo podendo oferecer uma estrutura geral que vinculasse todas as disciplinas científicas, mediante uma relação lógica entre elas (Masiero, 2007).

Dentro da visão sistêmica cada ciência possui princípios e conclusões utilizadas em outras ciências. A matemática é um exemplo de ampla utilização nas mais variadas áreas.


 3.2 Fundamentos Elementares dos Sistemas de Informação

As informações são compostas por um conjunto de dados que ordenados, trabalhados, apresentam um significado. O mesmo princípio serve de base para a formação de um sistema de informação. Um Sistema de Informações processa dados (input) e transforma-os em relatórios (output). Esses relatórios são as informações destinadas a pessoas que tomam decisões (usuários) (MAGALHÃES, 2000).

A informação é a base e o resultado da ação executiva. A partir desta constatação, é preciso empreender esforços para suprir os gestores com ferramentas de informática que permitam o planejamento, o registro e o controle das decisões tomadas em cada fase do processo de gestão (PELEIAS, 2002, 15).


 3.3 Sistema de Informação Contábil

 Definem a CVM (Comissão de Valores Mobiliários) e o IBRACON (Instituto Brasileiro de Contadores), “A Contabilidade é, objetivamente, um Sistema de Informação e Avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilidade. Os Objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma explícita ou implícita, àquilo que o usuário considera como elementos importantes para seu processo decisório.” (PADOVEZE, 2004).

De acordo com Horngren (2000), “O sistema contábil é o principal – e o mais confiável – sistema de informações quantitativos em quase todas as organizações”. Para tanto, ele deve fornecer dados que auxiliem a gestão de uma organização alcançar suas metas, além de permitir a avaliação e análise dos resultados.


 3.4 Sistema de Informação Gerencial

 Para o processo de gestão organizacional deve-se montar um sistema de informações que possa alimentar o processo decisório com dados econômicos, financeiros e físicos. Isto resulta numa rede integrada de dados fundamentais ao trabalho do gestor.

Sistemas Integrados de Gestão Empresarial são os sistemas de informações gerenciais que têm como objetivo fundamental a consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa (PADOVEZE,2008).

A contabilidade utilizando-se de seus demonstrativos obrigatórios além dos relatórios especiais, como por exemplo, o inventário, participa deste momento crucial para a organização, suprindo aos gestores com informações.


 3.5 A Contabilidade e o Planejamento

O planejamento é um das funções que mais utilizam os dados contábeis. Para que se possa planejar o futuro a organização necessita de informações relativas ao processo produtivo, como os custos, aos gastos com despesas administrativas, como telefonia, treinamento de funcionários, despesas legais, como o alvará de funcionamento, salários, encargos sobre salários, média de horas-extras nos período anteriores, consultoria, auditoria, tecnologia de informação, inventário, fluxo de materiais, entre outras. As informações relacionadas ao fluxo de caixa também são de fundamental importância no momento de executar o planejamento organizacional.

Segundo Arnold (1999), administrar operações significa planejar e controlar os recursos utilizados no processo: trabalho, capital e material.

O controller da Charlotte Hornets, Shoon Ledyard diz o seguinte:

 “ O planejamento de caixa é a espinha dorsal da empresa. Sem ele não se saberá quando haverá caixa suficiente para sustentar as operações ou quando se necessitará de financiamentos bancários. Empresa que continuamente tenham falta de caixa e que necessitem de empréstimo de última hora, poderão perceber como é difícil encontrar bancos que as financie.” (GITMAN, 1997)

Outras ferramentas contábeis utilizadas para a montagem do planejamento são as análises horizontais e verticais dos demonstrativos. As horizontais avaliam os itens de patrimônio ou de resultado em relação aos períodos anteriores projetando assim o comportamento futuro. Já as análises verticais avaliam os mesmo itens dentro do mesmo período, ou seja dentro do mesmo exercício fiscal..

A adoção da análise de índices como os de liquidez, rentabilidade, estrutura de capital e de rotação, também contribui para uma avaliação mais confiável do comportamento da organização até mesmo em relação a outras empresas.  Os índices de liquidez demonstram a capacidade de pagamento das dívidas da organização, possibilitando uma série de análises utilizadas no planejamento financeiro. Os índices de rentabilidade apresentam os percentuais de ganho em relação às receitas e ao investimento aplicado. Já os índices de estrutura de capital são fundamentais para conhecer os níveis de endividamento e imobilização e os índices de rotação auxiliam a conhecer melhor o comportamento do estoque.


3.6 Balanço Patrimonial como ferramenta de gestão

O Balanço Patrimonial serve como fonte de análise dos itens de patrimônio. Composto basicamente pelo Ativo, dividido em Circulante, Realizável em Longo Prazo e Permanente; Passivo, dividido em Circulante e Exigível em Longo Prazo e o pelo Patrimônio Líquido, este demonstrativo apresenta dados que nos permitem controlar e avaliar itens como Imobilizado, as contas bancárias, o caixa, as contas a pagar, contas a receber, os empréstimos concedidos e o lucro ou prejuízo acumulado nos períodos anteriores.

Segundo Viceconti & Neves (2004) Balanço Patrimonial é a demonstração que tem por objetivo expressar os elementos financeiros e patrimoniais de uma entidade, através da apresentação ordenada de suas aplicações de recursos (Ativo) e das origens desses recursos (Passivo).


4 A INFORMAÇÃO CONTÁBIL E A GESTÃO DE PESSOAS

 4.1 A Contabilidade e o valor dos salários

 A administração de recursos humanos, ou gestão de pessoas, como está sendo chamada ultimamente esta função, tem um papel duplo dentro de uma organização. Atua tanto nas tarefas de rotina (linha), quanto nas tarefas de apoio (staff). Este fato a torna anda mais dependente das informações referentes às atividades organizacionais. Todas as tarefas da administração de recursos humanos, que podem ir desde o controle do ponto eletrônico, uma tarefa rotineira, até Planejamento Anual de Treinamento, uma tarefa de apoio, utilizam informações como cálculo de encargos trabalhistas e recursos financeiro disponíveis para treinamento, são definidas com base em números disponibilizados pela contabilidade.

A geração da Folha de Pagamento, atividade que divide a responsabilidade entre o Setor Pessoal e a Contabilidade, é um exemplo de que existe uma real interdependência entre tais departamentos. O primeiro atua como gerador da informação, enquanto que o segundo realiza os registros que servirão de base para o planejamento futuro, além de assegurar que o trabalho seja feito de acordo com o que manda a legislação trabalhista brasileira. Um dos itens que compõem o que diz a lei é a remuneração. De acordo com Assis (2007), remuneração é o ato ou efeito de remunerar, ou seja, dar ou receber recompensa, prêmio, gratificação, por ter realizado algo. Remuneração é toda importância paga pelo empregador ao seu empregado como contraprestação do trabalho (arts. 457 a 467 da CLT).

Segundo Lorio (2007): As principais parcelas que compõem a remuneração são: salário, adicionais, abonos, gratificações, prêmios ou comissões, gorjetas, diárias de viagem. Decisões de aumento salarial só podem ser tomadas após a análise das informações a respeito de seus reflexos nos encargos trabalhistas.


5 A INFORMAÇÃO CONTÁBIL E A ADMINISTRAÇÃO MERCADOLÓGICA

 5.1 Conceito de Marketing

Segundo Kotler (1998) Marketing é um processo social e gerencial pelo qual os indivíduos e grupos obtêm o que necessitam e desejam através da criação e troca de produtos e valores com os outros.
A maior parte da população associa o marketing à propaganda. Marketing é muito mais que propaganda. A administração mercadológica é responsável por este processo desde a identificação das necessidades do cliente até a pós-venda. Sendo assim a contabilidade possibilita obter e analisar informações a respeito dos clientes e produtos facilitando e embasando este processo.


 5.2 As Informações da Demonstração de Resultado do Exercício – DRE, como auxiliares às atividades comerciais

 A Demonstração do Resultado do Exercício é um resumo ordenado das receitas e despesas da empresa em determinado período. É apresentada de forma dedutiva (vertical), ou seja, das receitas subtraem-se as despesas e em seguida, indica-se o resultado (lucro ou prejuízo) (MARION, 2000).

Deste relatório os gestores responsáveis pelas atividades comerciais podem extrair inúmeras informações. A Receita Operacional Bruta, por exemplo, disponibiliza informações referentes ao faturamento como: faturamento total, por cliente, por produto e por localidade; e à freqüência das vendas por cliente, por produto e por localidade. Tais informações permitem um poder de gestão decisória maior, como o fato de conhecer a freqüência de compra dos clientes e poder entrar em contato com um destes que há algum tempo, por algum motivo, não vem realizando transações com a organização. Além disso, a DRE disponibiliza informações com despesas com o departamento de vendas, valor de comissões, treinamento, consultoria, propaganda, salários, água luz, telefone e tudo mais que caracteriza gasto de tal setor.

A preocupação na elaboração de um Relatório Contábil é a riqueza de detalhes, sem complicações, no sentido de propiciar um maior número de informações para a tomada de decisões. As parcelas dedutivas (subtrativas), que grosso modo chamamos de despesas, são agrupadas de acordo como suas características (IUDÌCIBUS, 2000).


 5.3 A Contabilidade de Custos e a Formação do Preço de Venda

 Compondo o chamado Marketing-mix explicado por Cobra (1997), temos os 4 P´s: Produto, a Promoção, o Ponto e o Preço. Este último tem como uma das bases de sua formação o custo, informação de responsabilidade da Contabilidade de Custos. Todo gasto para produzir é conceituado como custo. Sendo assim, esta informação é o primeiro item que se analisa dentro do processo de formação de preço que ainda vai abarcar as despesas administrativas e de vendas, carga tributária, outras despesas não-operacionais, e ainda a margem de lucro, além de outros acréscimos e deduções. É Importante que se diga que em muitos casos a determinação do preço de venda é estabelecido pelo mercado o que torna ainda mais importante conhecer os nossos custos e despesas e assim poder tomar decisões que têm como principal objetivo maximizar os lucros.


6 A INFORMAÇÃO CONTÁBIL E A ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA

 6.1 A Diferença entre a Administração Financeira e a Contabilidade

 Faz-se necessário durante este estudo esclarecer que a administração financeira é a responsável pela gestão dos recursos financeiros e, portanto é a responsável por atividades como contas a pagar e contas a receber. A contabilidade participa deste processo montando relatórios que contêm informações importantes para estas atividades, como datas de vencimento, valor a pagar e a receber, entre outras.

Em relação à Contabilidade, a administração financeira dela se utiliza para uma visão acurada da posição financeira da organização. O contador, utilizando certos princípios padronizados e geralmente aceitos, prepara as demonstrações financeiras com base na premissa de que as receitas devem ser reconhecidas por ocasião das vendas. Por sua vez, as despesas devem ser reconhecidas quando incorridas, isto é, na sua geração (MORANTE, 2007)


 6.2 As Informações Contábeis como base para as Decisões Financeiras

 A busca por informações privilegiadas sempre fez e fará parte do mercado financeiro. A geração de lucros é tão importante que quando esta informação é antecipada à publicação da Demonstração do Resultado do Exercício da empresa, os investidores rapidamente a interpretam conforme o contexto e tomam decisões (SALAZAR, 2004).

 6.3 Lucro versus Caixa

 Viceconti & Neves (2004) explicam que no Brasil a forma de apuração dos resultados (rédito) do exercício é o regime de competência, onde as receitas e despesas são consideradas nas datas que ocorrem independentemente de seus recebimentos e pagamentos.

Desta maneira pode-se perceber que a situação de ter ou não dinheiro em caixa, muitas vezes independe de ter ocorrido lucro ou prejuízo naquele exercício. Assim a organização pode ter obtido lucro no período, porém a maior parte das vendas foi efetuada a prazo, o que pode gerar uma falta de numerário em caixa. Da mesma forma que ela pode obter um resultado negativo no período e ter recebido os pagamentos referentes a vendas a prazo em exercícios anteriores, o que injeta dinheiro em caixa.

Sendo assim é importante destacar a independência dos conceitos entre caixa e lucro ou prejuízo.



 7 A INFORMAÇÃO CONTÁBIL E A ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO

 7.1 A Contabilidade de Custos e o apoio ao Controle de Produção

 Ribeiro (2007), diz que o que torna a Contabilidade de Custos diferente dos demais ramos da Contabilidade são os procedimentos praticados na área de produção da empresa industrial, os quais exigem a aplicação de critérios específicos papa se apurar o Custo de Fabricação.

Segundo CHIAVENATO, (1999):

“O controle representa o acompanhamento, monitoração e avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Controle é a função administrativa relacionada com a monitoração das atividades a fim de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos e permitir a correção necessária para atenuar os desvios.”

 A contabilidade como guardiã dos dados pode contribuir muito para esse processo.


8 AS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS, OS RELATÓRIOS ESPECIAIS E A CONTROLADORIA

 Mosimann e Fisch analisando a contabilidade do ponto de vista da controladoria empresarial, afirmam que:
“É o ramo do conhecimento que estuda conceitos de identificação e acompanhamento, no tempo, do patrimônio da entidade expresso monetariamente e ocupa-se com fatos relacionados com a atividade econômica do homem, limitada ao âmbito das entidades. Incumbe-lhe estudar o comportamento dos eventos que interferem na riqueza da empresa, em face das ações humanas ou de sua ausência.” (MOSIMANN e FISCH, 1999, p.103)

Em conformidade com o que descreve PEREZ JUNIOR et AL (1995):

“O processo decisório é influenciado pela atuação da Controladoria através das informações de planejamento e controle, que exigem sistemas de informações que suportem estas decisões. A missão da controladoria é otimizar os resultados econômicos da empresa através da definição de um modelo de informação baseado no modelo de gestão. O papel da controladoria, portanto, é assessorar a gestão da empresa, fornecendo mensuração das alternativas econômicas e, através da visão sistêmica, integrar informações e reportá-las para facilitar o processo decisório.”

Sendo assim a Controladoria é o órgão que reúne as atividades que possibilitam o cruzamento e posterior análise das informações oriundas de todos os departamentos e setores, disponibilizando relatórios informativos e explicativos sobre os acontecimentos que envolveram a organização em determinado período de tempo. Como exemplo de atividades da Controladoria tem-se o preenchimento e envio do Imposto de renda Pessoa Jurídica, os relatórios de faturamento, despesas, custos  os inventários de estoque.


9 CONSIDERAÇÕES FINAIS

 A população leiga em geral, desconhece a capacidade da contabilidade em suprir necessidades básicas de informação das organizações. A maior parte dos empresários enxerga o contador como um mero calculador de impostos e alguém que monta um balancete para que ele possa solicitar um empréstimo bancário. Assim a cada dia os profissionais da contabilidade buscam conscientizar as organizações das suas atribuições, como disponibilizar informações a respeito das despesas do exercício, gastos com recursos humanos, disponibilidades financeiras, análises de custos de produção, inventários, em uma infinidade de outras atividades.

Este artigo através de referencial bibliográfico e exemplificação, constatou a importância da utilização das demonstrações contábeis, como fonte de informações indispensáveis às funções administrativas, relacionando a contabilidade à função de gestão de pessoas, à administração mercadológica, à administração da produção e à administração financeira, mostrando de forma clara e concisa as ligações e as utilizações reais em cada caso.

Por fim, a contabilidade mostra-se como base fundamental para as funções fundamentais do administrador: o planejamento, a organização, a coordenação e o controle das atividades organizacionais.


10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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ASSIS, Pablo Roberto de. Primeiro Emprego: Iniciando no mundo dos negócios. 1ª Edição. Itabuna: Editora Agora, 2007.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 14ª Edição. Rio de Janeiro: Campus, 1999.

CLT, Saraiva. São Paulo: Saraiva, 2004.

COBRA, Marcos. Marketing Básico: Uma perspectiva brasileira. 4ª Edição. São Paulo, Atlas, 1997.

GITMAN, Lawrence J. Princípios de administração financeira. 7ª Edição. São Paulo: Atlas, 1997.

HORNGREN, Charles Tomas; FOSTER, George; DATAR Srikant M. Contabilidade de Custos. 9ª Edição. São Paulo: Atlas, 2000.

IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Curso de Contabilidade para não contadores. Para as áreas de Administração, Economia, Direito e Engenharia. 3ª edição. São Paulo: Atlas, 2000.

KOTLER, Philip. Administração de Marketing. Análise, Planejamento, Implementação e Controle. 5ª Edição, São Paulo, Atlas, 1998.

LORIO, Cecília Soares. Manual de Administração de Pessoal. 10ª edição. São Paulo: Editora Senac, 2007.

MAGALHÃES, Antonio de Deus F.; LUNKES, Irtes Cristina. Sistemas Contábeis: O Valor Informacional da Contabilidade nas Organizações. 1ª Edição. São Paulo: Atlas, 2000.

MASIERO, Gilmar. Administração de Empresas: Teorias e funções com exercícios e casos. 1ª Edição. Saraiva, 2007.

MORANTE, Antonio Salvador; JORGE, Fauzi Timaço. Administração Financeira: Decisões de Curto Prazo, Decisões de Longo Prazo e Indicadores de Desempenho. 1ª Edição. São Paulo, Atlas, 2007.

MOSIMANN, Clara Pellegrinello; FISCH, Sílvio. Controladoria: seu papel na administração de empresas. 2ª Edição. São Paulo: Atlas, 1999.

NEVES, Silvério das. Viceconti, Paulo Eduardo. Contabilidade Básica. 12ª Edição. São Paulo: Frase Editora, 2004.

PADOVEZE, Luís Clóvis. Contabilidade Gerencial: Um enfoque em sistema de informação contábil. 4ª Edição, São Paulo: Atlas, 2004.

PELEIAS, Ivan Ricardo. Controladoria: gestão eficaz utilizando padrões. 3ª Edição. São Paulo: Saraiva, 2002.

PEREZ JUNIOR, José Hernandez; PESTANA, Armando Oliveira; FRANCO, Sergio Paulo Cintra. Controladoria de Gestão: teoria e prática. 2ª Edição. São Paulo: Atlas, 1995.

RIBEIRO, Osni Moura, Contabilidade de Custos Fácil. 6ª Edição, São Paulo: Saraiva, 2007.

SALAZAR, JOSÉ Nicolas Albuja; BENEDICTO, Gideon Carvalho de. Contabilidade Financeira. 1ª Edição, São Paulo: Thomson, 2004.

Perfil do Autor
Administrador de Empresas, Especialista em Controladoria, Professor Universitário dos Curso de Administração e Ciências Contábeis.
(Artigonal SC #986633)