Por: diego cerioli
RESUMO
O atual cenário econômico faz com que as empresas tenham, cada vez mais, a necessidade de criar novos meios de reduzir custos, pois esta é, na maioria das vezes, a única forma de enfrentar a concorrência e se manter no mercado. Neste contexto, o presente artigo desenvolve um estudo sobre a importância do controle de custos para as organizações. Sendo assim, inicialmente foi feita uma pesquisa bibliográfica, com o objetivo de apresentar definições de gastos e algumas teorias sobre controle de custos e um estudo para verificar o que as grandes empresas estão fazendo em relação a este tema. Após, realizou-se uma pesquisa exploratória em seis micro e pequenas empresas regionais e locais, onde buscou saber o que essas empresas estão fazendo para reduzir custos. Verificou-se que as grandes empresas têm metas de redução de custos e nas empresas regionais e locais procura-se fazer controles pontuais, não foi observada a existência de planejamento ou sistema de custos.
PALAVRAS-CHAVE: Controle de Custos. Concorrência. Sistema de custos.
1 INTRODUÇÃO
A atual crise econômica vem trazendo mudanças gigantescas na forma das organizações administrarem seus recursos, tendo em vista a necessidade de cortes significativos para conseguirem se manter vivas no mercado.
Neste contexto, fica cada vez mais evidente a importância do profissional responsável pela administração financeira da empresa, sendo de grande importância a gestão eficiente de recursos, de forma a dinamizar o processo e evitar que a organização passe por turbulências, facilitando sua solidificação na nova economia.
Para facilitar a compreensão da importância do controle de custos para as organizações, serão apresentados, inicialmente, alguns conceitos sobre gastos, investimentos, custos, despesas, perdas e desperdícios. Logo após, demonstra-se por que há necessidade de se promover o controle de custos e quais benefícios este proporciona, assim como algumas falhas que devem ser evitadas a fim de garantir o sucesso do programa implantado. Também são apresentadas, neste artigo, medidas tomadas por algumas grandes empresas brasileiras, que realizaram grandes projetos de redução de custos para se manterem competitivas no mercado.
Por fim, para avaliar como as empresas regionais e locais estão se comportando frente a este cenário, das quais os autores não tinham autorização para publicação e divulgação de seus nomes, realizou-se uma pesquisa em três pequenos supermercados da cidade de Francisco Beltrão, duas microempresas da cidade de Renascença e uma cooperativa agrícola de Abelardo Luz, com o objetivo de verificar quais medidas estão sendo tomadas e quais os resultados obtidos.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Atualmente, com as novas tecnologias e momentos de oscilações na economia, fica cada vez mais clara a necessidade das organizações estarem atentas às mudanças e preparadas para saber onde investir e reduzir custos para melhorar seus resultados. É através de um bom entendimento administrativo, do conhecimento na área financeira e nos conceitos básicos relacionados ao controle de custos que a empresa poderá obter bons resultados financeiros.
De acordo com Wernke (2004), os gastos de uma organização são os sacrifícios financeiros, a entidade utiliza recursos ou assume uma dívida, em troca da obtenção de algum bem ou serviço. Os gastos podem ser classificados em desembolsos, investimentos, perdas, despesas, desperdícios, custos e sucata.
Desembolso consiste no pagamento dos bens ou serviços e são registrados no momento da ocorrência, independente de sua realização ou quitação (BRUNI, 2007). Investimentos são os gastos aplicados com a expectativa de beneficiar a empresa em períodos futuros, ou seja, quando a empresa desembolsa recursos visando obter um retorno futuro sob a forma de produtos fabricados (WERNKE, 2004).
Perdas é o consumo involuntário ou anormal de um bem ou serviço, fatos ocorridos em situações excepcionais que fogem da normalidade das operações da empresa. As perdas constituem-se de eventos indesejados como: Incêndio, greves, inundações, perda de matéria prima, etc. (MARTINS, 2001).
As despesas correspondem aos gastos relativos ao consumo de bens ou serviços que tem relação direta ou indireta com o processo de obtenção de receitas da entidade. Os gastos com pessoal da administração, gastos relativos à venda, depreciação de bens da área comercial ou administrativa são despesas (WERNKE, 2004).
Desperdício trata-se do consumo intencional, que por alguma razão não foi direcionado à produção de um bem ou à prestação de um serviço, quando os custos e as despesas são utilizados de forma ineficiente. São considerados desperdícios todas as atividades que não agregam valor e que resultam em custos desnecessários aos produtos, como por exemplo, a produção de itens defeituosos (WERNKE, 2004).
Custo é a parcela do gasto utilizada diretamente pela produção. É a soma de todos os valores agregados ao bem desde o início até o final do processo de transformação, e que será usado como base na formação do preço de comercialização. São exemplos de custos, a mão de obra da fábrica, depreciação de equipamentos da fábrica e matéria prima (DUTRA, 2003).
2.1 Controle de Custos como Vantagem Competitiva
A alta competitividade e a enorme carga tributária, aliada às mudanças constantes do mercado e a busca incessante dos clientes por produtos e serviços de alta qualidade e preços mais acessíveis cria, a cada dia, mais dificuldades para as empresas permanecerem no mercado. Com as margens sobre os preços cada vez mais comprimidas pela concorrência, torna-se cada vez mais importante o trabalho dos administradores na busca pela redução de custos, principalmente de desperdícios e excessos que se verificam na organização, obtendo assim, lucratividade para a mesma e garantindo sua sobrevivência no mercado (ZANLUCA, 2009).
Para Cunha (2009) encontrar a fórmula exata para reduzir os custos de uma empresa é um desafio menos tortuoso se estabelecido a partir de um planejamento bem elaborado, principalmente se adotado antes de se fazer um investimento qualquer no negócio.
Quando se fala em redução de custos, principalmente em momentos de crise, a primeira ação a tomar pelas empresas é a demissão dos colaboradores. Na verdade, a percepção sobre a redução de custos deve ser ampliada e revista periodicamente pela empresa, pois os gastos também podem estar relacionados com custos com pessoal, que engloba treinamento, despesas com viagens, folha de pagamento e também com sistema de compras, logística, investimentos em tecnologia, materiais de consumo, ações comerciais e de marketing e serviços contratados, sendo necessário agir com urgência para não comprometer parte ou todo o negócio, considerando que o mais importante não é “fazer”, mas sim “saber fazer”, para alcançar resultados desejados (DAL´BÓ, 2009).
O controle de custos permite que a formação do preço de venda seja feito com mais exatidão, garantindo a lucratividade, também auxilia na tomada de decisão de manter ou não uma linha de produção, evitando assim, que a empresa mantenha a produção de um produto ou serviço, operando com prejuízo. Zanluca (2009, p.01) menciona que um sistema de custos adequadamente implantado permite gerar informações, que, analisadas em conjunto com as mudanças do mercado, o preço de venda, o volume de vendas e outros dados, trarão subsídios indispensáveis aos administradores. Não se trata de burocratizar, mas de aproveitar informações valiosas para controle dos custos empresariais, podendo proporcionar aos administradores uma visão mais minuciosa de cada setor de sua empresa.
Os administradores necessitam conhecer a realidade da empresa e dispor de informações rápidas e confiáveis, que lhes auxiliem na tomada de decisões com bases mais sólidas e eficazes, possibilitando assim, o alcance e até a superação das metas estabelecidas. A competitividade acentua ainda mais a necessidade de uma gestão de custos eficaz, visando obter a excelência empresarial, de modo que, custos mal calculados e mal incorporados aos produtos, afetam profundamente a empresa, independente de porte, ramo ou mercado atuante (MORETÃO, 2009).
Zanluca (2009) acrescenta que uma empresa que possua um sistema de controle de custos eficiente consegue controlar suas atividades, tendo como finalidade, a redução dos custos de seus produtos e a melhora da produtividade, obtendo assim, vantagem competitiva frente à concorrência, aumento da demanda, obtendo como resultado, a ampliação de sua importância no mercado.
2.2 Falhas dos Programas de Custos
Segundo Rodrigues (2009), é comum encontrar exemplos de programas de redução de custos que, por falta de uma análise mais detalhada da situação da empresa, ou por serem realizados por pessoas com pouca experiência na área, acabam fracassando e, em alguns casos, agravam ainda mais a situação.
O autor comenta que o fracasso dos programas de custos não se dá por apenas um erro, mas por um conjunto deles e menciona os dez principais erros dos programas de custos implantados sem um detalhamento técnico, conforme apresentado a seguir:
1) Não ter uma planilha de custo detalhada por centros de custos e composto de custos;
2) Não atrelar o fluxograma da empresa as planilhas dos centros de custos;
3) Não ter um verdadeiro gestor de custos;
4) Não ter um programa de redução de custos, mais sim uma vontade de reduzir custos;
5) Não treinar todos os empregados no programa de redução de custos;
6) Não ter conhecimentos específicos de análise e redução de custos;
7) Não envolver completamente os empregados no modelo de gestão de custos;
8) Iniciar o programa de redução de custos reduzindo os custos com pessoal;
9) Não ter o exemplo da diretoria;
10) Achar que pode estabelecer um valor linear para se cortar todos os custos. (RODRIGUES, 2009, p. 01).
Segundo o autor, estes são os principais erros, mas é evidente que existem muitos outros que, apesar de não serem tão “perigosos” ao funcionamento de um programa, devem ser evitados para garantir que os resultados desejados sejam alcançados.
2.3 Estratégias de Redução de Custos
Neste novo contexto econômico, em que já não se sabe mais de onde vem a concorrência, as organizações devem estar constantemente criando novas alternativas de redução de custos, independente do momento ou situação em que se encontram. Abaixo são listadas algumas estratégias que Brunt (1992) descreve como importantíssimas para uma efetiva redução de custos, tais como: controle de crédito, percepção financeira, política de preços, estratégia de recursos humanos e publicidade.
O controle de crédito é uma alternativa que possibilita a realização de descontos mais conscientes, visando um aumento dos negócios e consequentemente do caixa. Também é importante informar bem os clientes sobre suas condições de pagamentos, evitando atrasos dos mesmos. Analisar antecipadamente as condições que o cliente possui para arcar com a divida e, insistir no pagamento antecipado para maus pagadores e novos clientes, ajuda a reduzir futuros gastos desnecessários, principalmente com ações de cobrança.
A percepção financeira auxilia os empregados a estarem informados sobre a situação da empresa, pois estando a par dos fatos, seguirão mais facilmente a política da empresa. Cada um precisa saber qual o seu papel a ser desempenhado dentro da organização, a fim de se comprometerem ao alcance das metas. Transmitir confiança quanto à saúde financeira da empresa e criar métodos para prever variações futuras, auxilia os gestores a tomar decisões mais rapidamente, garantindo o bom funcionamento das atividades.
A empresa deve possuir uma boa política de preços como forma de maximizar as vendas e os lucros. Deve estar sempre atenta às mudanças de preço dos concorrentes e do mercado. Aproveitar os setores ou produtos com baixa concorrência para obter uma margem de lucro maior. Sempre é bom ver quem é o líder de preços do seu mercado, observar o que ele está fazendo e quais os efeitos de suas ações. É importante avaliar o efeito de uma redução de preços nos lucros e verificar se o aumento das vendas será suficiente para que a receita atinja o resultado anterior.
Deve-se criar uma estratégia de recursos humanos, pois cada pessoa possui características diferentes, por isso, com a delegação de atividades que correspondam às competências de cada funcionário, a empresa poderá utilizar todo o seu potencial produtivo. É aconselhável verificar em todas as áreas da organização se a quantidade de pessoal é realmente necessária e envolver gerentes e supervisores para avaliar a necessidade de redução de pessoal. Outra estratégia é a eliminação de departamentos desnecessários, que pode ser compensada incentivando a equipe a trabalhar mais, modificando os métodos de remuneração e reduzindo a rotatividade de pessoal. Nesse processo é importante a avaliação de desempenho para ver a evolução dos colaboradores.
A publicidade é uma questão que apesar de parecer simples, envolve vários pontos que devem ser analisados para se chegar ao resultado desejado. Algumas medidas podem ser tomadas para se alcançar um melhor aproveitamento dos recursos investidos como: gastar menos em publicidade nas épocas mais fracas; aproveitar os eventos locais para obter publicidade local; procurar gastar menos em cada anúncio, negociando o preço das propagandas; controlar a distribuição de brindes e presentes e; analisar a eficiência da propaganda.
3 METODOLOGIA
No primeiro momento utilizou-se a pesquisa bibliográfica para se ter maior conhecimento do tema abordado. Segundo Silva (2009), a pesquisa bibliográfica é elaborada a partir de material já publicado, composto principalmente por livros, artigos de periódicos e, atualmente, com material disponível na internet.
Para avaliar as medidas que estão sendo tomadas pelas empresas, com o intuito de verificar se as empresas realizam controle dos custos, utilizou-se a pesquisa exploratória. De acordo com Silva (2009), envolve o levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado e análise de exemplos que estimulem a compreensão.
Com relação às grandes empresas, foram coletados dados secundários a partir de sites na internet e nas empresas regionais e locais, os pesquisadores fizeram visitas às empresas, onde as informações foram obtidas por meio de entrevistas com seus representantes, utilizando-se de questionário estruturado.
4 REDUÇÃO DE CUSTOS NAS EMPRESAS
O controle de custos é uma ferramenta fundamental para a sobrevivência da organização no mercado. A saúde financeira de uma empresa indica sua capacidade de superar crises e de se manter em equilíbrio, frente às variações na economia.
Com base neste contexto, realizou-se uma pesquisa sobre redução de custos em três grandes empresas: Petrobrás, Vale e Brasil Foods. Sobre o mesmo tema, investigou-se seis organizações regionais e locais, sendo pesquisados três supermercados da cidade de Francisco Beltrão, duas empresas comerciais da cidade de Renascença e uma cooperativa agrícola de Abelardo Luz.
4.1 Redução de Custos em Grandes Empresas
Santos (2009) menciona um plano de redução de custos implantado pela Petrobrás, com o objetivo de reduzir custos dos produtos e serviços que lhe são fornecidos, em até 30%. Usando de todo seu “poder de fogo”, a estatal cancelou os editais ainda em curso e chamou os fornecedores mais recentes para renegociar os contratos, objetivando a redução dos custos finais de seus projetos. A pressão da estatal vem em decorrência da queda no preço do petróleo, de US$120,00 para US$50,00 o barril, fazendo com que as receitas da petrolífera desabassem. Apesar de já ter obtido resultados, como é o caso do afretamento (aluguel) de um navio do tipo Aframax, que teve seu preço reduzido em exatos 30%, a Petrobrás ainda encontra muita resistência por parte das empresas que estão preocupadas com as pressões da estatal sobre os preços.
Luna (2009) mostra que a Vale, outra estatal brasileira, também está buscando redução de custos através de negociação com fornecedores, além de investir em frota própria e diminuir a produção em minas de maior custo. Com estas medidas a Vale já conseguiu obter, do último trimestre de 2008 ao primeiro trimestre de 2009, uma redução de custos de 600 milhões de dólares. Esta redução deve-se especialmente ao aumento no volume de produção e a recuperação das operações em minas de menor custo.
Por fim, o caso de maior repercussão, que foi a união das duas maiores empresas do setor alimentício brasileiro: Sadia e Perdigão. A criação da nova gigante, Brasil Foods, como será conhecida a nova empresa, poderá gerar uma economia de até R$4 bilhões (SADIA..., 2009). A economia virá principalmente da redução de gastos com logística e distribuição, enxugamento da estrutura administrativa e queda nos custos das mercadorias vendidas. Poderá haver também uma economia significativa nas despesas com marketing, já que atualmente a Perdigão atua com três agências de publicidade e a Sadia com cinco. Outro ponto positivo desta união é o aumento do poder de barganha, não só na compra de insumos, mas também na venda para o varejo, porém aumenta a preocupação de outras empresas que atuam no mesmo nicho de mercado.
4.2 Redução de Custos em Pequenas Empresas
Na pesquisa realizada em organizações regionais e locais, verificou-se que os supermercados possuem formas de controle diárias, cujo objetivo é melhorar a utilização dos recursos e evitar desperdícios, como é o caso de produtos perecíveis, principalmente, frutas e hortaliças que possuem um período curto de comercialização e necessitam de um controle rigoroso para que não haja excessos no momento da compra. Também são utilizadas formas de controle mensais para avaliar o resultado do período e saber quais gastos podem ser reduzidos.
Segundo os gerentes dos supermercados pesquisados, os resultados deste processo são satisfatórios, mas sempre podem ser melhorados. Para eles, o controle possibilita que se observe onde estão os erros, eliminando-os em sua origem e gerando um melhor aproveitamento das mercadorias, menor custo final e o que todo empresário deseja: lucro maior.
As duas empresas de Renascença, uma que atua com comércio de presentes e outra com comércio de roupas, buscaram uma alternativa semelhante: demitiram uma funcionária, ficando com apenas duas. A empresa de presentes passou a deixar as luzes da vitrine acesas apenas nos finais de semana e deixou de comprar produtos de pouca movimentação para reduzir custos de estoque. A empresa de roupas passou a deixar acesas durante a noite, apenas as luzes da vitrine e eliminou uma linha de telefone, das duas que possuía na empresa para reduzir despesas.
No caso da cooperativa que possui como atividade a compra e venda de cereais, buscou na economia de recursos, uma alternativa para reduzir seus custos. Passou a utilizar em todos os setores da empresa folhas de papel reciclável e trocou todas as lâmpadas incandescentes por fluorescentes para reduzir o consumo de energia elétrica. Também está elaborando um projeto para instalação de sensores de iluminação, para que seja utilizada apenas a energia necessária.
Apesar de tudo o que já vem sendo feito, os entrevistados afirmam que ainda há a necessidade de se fazer muito mais, pois este é um processo contínuo onde é preciso estar sempre atento às mudanças. Porém, a busca pela excelência na gestão de custos esbarra em algumas barreiras, como a falta de profissionais qualificados na área e o comodismo.
Sendo assim, observa-se a importância de investir na capacitação dos profissionais responsáveis pelo setor financeiro destas empresas, aumentando seu potencial na tomada de decisões e deixando-as mais competitivas.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Tendo em vista a evolução do cenário econômico, cada vez mais globalizado e de concorrência acirrada, observa-se a importância do gerenciamento de custos eficaz, possibilitando que a organização possa oferecer produtos de maior qualidade com o menor custo possível. Este controle pode ser simples de ser elaborado, mas deve-se tomar cuidado na captação e utilização das informações para não haver falhas que possam comprometer o desenvolvimento do projeto.
No estudo verificou-se que nas grandes empresas a redução de custos é um assunto estratégico. Algumas grandes empresas, como Petrobrás e Vale, estão buscando na renegociação com seus fornecedores, formas de reduzir o custo de seus projetos. Mas a redução de custos também pode ser feita utilizando outros meios, como uma política de recursos humanos ou uma reestruturação do sistema logístico, buscando mais eficiência com menor utilização de recursos.
Constatou-se que as pequenas empresas também buscam reduzir custos. Apesar de não ser informado pelas empresas, a existência de planejamento ou sistema de custos, as mesmas utilizam diversas formas de controle de custos para se manter competitivas. Porém, pelo fato destas empresas serem de pequeno porte e muitas vezes de administração familiar, não possuem condições de dispor de um profissional qualificado que possa explorar as melhores alternativas, o que possibilitaria maior competitividade a estas organizações.
REFERÊNCIAS
BRUNI, Adriano Leal; FAMÁ, Rubens. Gestão de custos e formação de preços: com aplicações na calculadora HP 12C Excel. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007.
BRUNT, Peter B. Como Reduzir Custos: controlando gastos, eliminando desperdícios, trabalhando com eficiência. Tradução Sara Gedanke. São Paulo: Nobel, 1992.
CUNHA, Edison. Redução de custos. Administradores.com. Disponível em: <http://www.administradores.com.br>. Acesso em: 23 jun. 2009.
DAL´BÓ, Reginaldo André. Redução de custos nas empresas. Administradores.com. Disponível em: <http://www.administradores.com.br>. Acesso em: 23 jun. 2009.
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RODRIGUES, Roberto Carlos. Os Dez Principais Erros dos Programas de Redução de Custos. Artigonal. Disponível em: <http://www.artigonal.com>. Acesso em: 04 jun. 2009.
SADIA e Perdigão vão Economizar até R$ 4 Bilhões. Portal RPC. Disponível em <http://portal.rpc.com.br/gazetadopovo>. Acesso em: 04 jun. 2009.
SANTOS, Chico. Petrobrás Renegocia Obras Para Cortar Custos em 30%. Net. Disponível em: <http://clippingmp.planejamento.gov.br>. Acesso em: 04 jun. 2009.
SILVA, Edna Lúcia da. Metodologia da pesquisa e elaboração de dissertação. UFSC. Disponível em: <http://projetos.inf.ufsc.br>. acesso em: 03 ago. 2009.
WERNKE, Rodney. Gestão de Custos: uma abordagem prática, 2. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
ZANLUCA, Júlio César. A Contabilidade e o Controle de Custos. Portal de Contabilidade. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br>. Acesso em 04 jun. 2009.
CERIOLI, Diego¹
CUNHA, Claudia Pires²
STREHER, Tatielle³
1,2,3 Acadêmicos do 2º ano de Administração da Universidade Estadual do Oeste do Paraná, campus de Francisco Beltrão, Pr.
Perfil do Autor
Diego Cerioli
Cursando 2º ano de Bacharel em Administração pela UNIOESTE - Universidade Estadual do Oeste do Paraná, Campus de Francisco Beltrão.
Cursando 2º ano de Bacharel em Administração pela UNIOESTE - Universidade Estadual do Oeste do Paraná, Campus de Francisco Beltrão.
(Artigonal SC #1267179)
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